Zuletzt verifiziert: 21. Mai 2026 · Quartalsweise geprüft Wir prüfen Pricing, DSGVO-Status und Funktions-Updates quartalsweise neu. Bei größeren Anbieter-Änderungen (z. B. Pricing-Klippen, neuer EU-Region) aktualisieren wir den Artikel sofort.
Praxis-Test

CentralStation CRM Test 2026 — Das deutsche CRM mit DSGVO-Vorsprung

CentralStation CRM ist 2026 das DACH-CRM, das DSGVO-konservative Unternehmen wirklich brauchen: deutscher Anbieter, deutsche Server, deutscher Vertrag, deutscher Telefon-Support. 14 Tage Praxis-Test — hier ist die ehrliche Bewertung gegenüber Pipedrive und HubSpot.

Veröffentlicht: 2025-09-28 · Re-test: 2026-05-21 — noch aktuell · Test-Plan: SmallOffice (75 EUR/Monat, 10 User) · Lizenz wurde privat bezahlt.

8.0 / 10

Empfohlen für DSGVO-konservative DACH-Teams (1–10 Personen).

  • DSGVO & DE-Vertrag 9.8
  • Solidität & Stabilität 9.0
  • DACH-Telefon-Support 9.0
  • Pipeline-Funktionen 7.5
  • Tier-Pricing flat 8.0
  • Marketing-Funktionen 5.5

DSGVO-konform · Deutschland

DE-Server: Ja · DE-Vertrag: Ja · Telefon-DE: Ja

CentralStation 30 Tage testen →ab 0 € Free · dann 24–289 €/Monat FlatDE-Server (Köln)Tier-Pricing flat (NICHT pro User)DACH-Telefon
Taylor Liu — Tester bei ToolsPick.de

Von Taylor Liu · IT-Student (TU Berlin) & SaaS-Tester

· 14 Tage Praxis-Test mit SmallOffice-Plan, ~5 aktive User, echter Vertriebs-Pipeline · Lizenz selbst bezahlt

CentralStation CRM Webseite — Screenshot zum Test-Zeitpunkt
CentralStation Hero — DE-CRM-UI mit Kontakt- und Pipeline-Verwaltung. Original-Quelle ↗

Wie dieser Test entstand

CentralStation CRM ist im DACH-Markt das CRM, das in Fachforen ständig empfohlen wird — und gleichzeitig in internationalen Marktanalysen kaum auftaucht. Wir haben CentralStation 14 Werktage als primäres CRM mit echter Vertriebs-Pipeline eingesetzt, in einem simulierten 5-Personen-DACH-Beratungs-Setup, parallel zu unserem etablierten Pipedrive-Account zum direkten Vergleich.

Test-Setup im Detail:

  • Test-Plan: SmallOffice-Plan (75 EUR/Monat Flat, 10 User-Lizenz, privat bezahlt — kein Anbieter-Sponsoring)
  • Test-Zeitraum: 14 Werktage produktiv + 5 Tage Re-Test im Mai 2026 für Aktualität
  • Hardware: Web-App auf MacBook (Chrome + Safari), iOS-App auf iPhone 15
  • Daten-Volumen: 87 Kontakte (DACH-Beratungs-Persona-Mix), 23 aktive Deals in 4 Pipeline-Stages, ~120 E-Mail-Threads, 18 Aufgaben-Workflows
  • Integration-Test: Sevdesk-Connector für Rechnungs-Erstellung aus Deal, Slack-Webhook-Integration, Calendly-/Cal.com-Mapping
  • Vergleichsmaßstab: Pipedrive Professional und HubSpot Sales Hub Starter parallel auf Zweit-Setup als Referenz
  • DSGVO-Audit: AVV-Inhaltsprüfung gegen Art. 28 Checkliste, Subprozessor-Liste verifiziert, Datenexport-Workflow getestet

Quellen für externe Daten: CentralStation Pricing-Seite · G2 CentralStation-Bewertungen · AVV-PDF aus dem CentralStation-Konto-Backend · ToolsPick-internes DACH-CRM-Marktradar 2026.

Pricing-Pläne im Überblick

CentralStation rechnet pro Tier-Plan (nicht pro User) — anders als alle US-Konkurrenten. Bei kleinen DACH-Teams ein massiver Kosten-Vorteil; ab ~10 Usern wird das relativiert. Pricing wurde im November 2024 angehoben (Team 20 → 24 €, Enterprise 249 → 289 €) und ist seither stabil.

Starter

0 €/Monat

dauerhaft Free · für Solo-Coaches

  • Bis 3 User
  • Bis 200 Kontakte
  • 20 MB Storage
  • Pipeline + Kontakte + Standard-Reports

Team

24 €/Monat

Flat · 3 User · für Solo + leichtes Team

  • Bis 3.000 Kontakte
  • 1 GB Storage
  • Aufgaben + Filter
  • DACH-Telefon-Support
  • API-Zugriff
Empfohlen

SmallOffice

75 €/Monat

Flat · 10 User · Beliebtestes Paket laut OMR

  • Bis 10.000 Kontakte
  • 3 GB Storage
  • Custom-Felder
  • Erweiterte Filter
  • Sweet-Spot für DACH-Mittelstand

Business

149 €/Monat

Flat · 20 User · für skalierende Teams

  • Bis 20.000 Kontakte
  • Erweiterte Berechtigungen
  • Premium-Support

Enterprise

289 €/Monat

Flat · bis 40 User · maximaler Tier

  • Bis 40.000 Kontakte
  • 15 GB Storage
  • SAML SSO
  • Audit-Logs + Compliance
  • Dedicated Account-Manager

Stand Mai 2026 · Preise netto · 14 Tage kostenfrei testen · 40-User-Hard-Cap auf Enterprise — darüber hinaus kein Custom-Tarif.

Auf einen Blick

Anbieter42he GmbH (Köln) — gegründet 2009
Server-StandortDeutschland (ausschließlich)
VertragspartnerDeutsche GmbH, Gerichtsstand Köln
DSGVO / AVVAVV im Standard, Subprozessor-Liste öffentlich
Free-Plan (Starter)0 € — 3 User, 200 Kontakte, 20 MB
Team24 €/Monat — 3 User, 3.000 Kontakte, 1 GB
SmallOffice (Sweet-Spot)75 €/Monat — 10 User, 10.000 Kontakte, 3 GB
Business149 €/Monat — 20 User, 20.000 Kontakte
Enterprise289 €/Monat — 40 User Hard-Cap, 40.000 Kontakte, 15 GB
Pricing-ModellPro Tier-Plan flat, NICHT pro User — Vorteil bei kleinen Teams, ab 40 User kein Custom-Tarif verfügbar
Native Integrationen~50 — kleiner als bei US-Konkurrenten
APIREST + Webhooks, gut dokumentiert
Mobile AppiOS, Android — funktional
Onboarding-Zeit~30 Min produktiv
Deutscher SupportChat, E-Mail, Telefon (Köln)
UI-SpracheDeutsch (primär), Englisch

Was im Praxis-Test überzeugt hat

1. DSGVO-Profil ist Marktspitze

Deutsche GmbH, deutsche Server, deutscher Vertragspartner, deutsche Subprozessoren. Das ist die maximal konservative DSGVO-Aufstellung am CRM-Markt — vergleichbar mit Buchhaltungsbutler bei Buchhaltung. Für Anwaltskanzleien, Steuerberater, Therapeuten, Ärzte und alle Branchen mit Mandanten-/Patientendaten ist das oft das einzige akzeptable CRM-Setup.

2. Pricing pro Tier-Plan (NICHT pro User) — der DACH-Kosten-Game-Changer

Anders als alle US-Konkurrenten zahlst du bei CentralStation einen Tier-Flat-Preis, nicht pro User. Konkrete TCO-Beispiele für ein 6-Personen-Team:

  • CentralStation SmallOffice (75 €/Monat Flat): ~900 €/Jahr für 6 User — passt in den 10-User-Tier
  • Pipedrive Professional (~49 €/User/Mo): ~3.500 €/Jahr für 6 User
  • HubSpot Sales Hub Pro (~90 €/User/Mo): ~6.500 €/Jahr für 6 User

Bei kleinen DACH-Teams ein massiver Kosten-Vorteil. Ab ~30 Usern wird der Vorteil neutralisiert (Business-Tier 149 € durch 30 User = ~5 € pro User, etwa Pipedrive-Niveau). Ab 40 User hat CentralStation kein Custom-Tarif mehr — dann wird CRM-Wechsel unausweichlich.

3. Telefon-Support aus Köln

Echte deutsche Ansprechpartner, kein Outsourcing. In unseren Tests: Telefon-Wartezeit ~3 Minuten, Antworten auf höherem Niveau als Standard-Hotline-Niveau — das Support-Team kennt CRM-Probleme aus DACH-Mittelstand-Sicht. Pipedrive (kein Telefon) und HubSpot (Berlin) sind hier einer Liga drunter bzw. gleichauf.

4. Solide Pipeline-Funktionen

CentralStation hat alle Standard-CRM-Features: Pipeline-Management, Kontakte, Aktivitäten, Aufgaben, E-Mail-Integration. Nichts revolutionär, aber alles funktional und sauber gebaut. Wer ein einfaches B2B-CRM braucht, findet alles Wichtige.

5. Datenexport ist transparent

CSV-Export jederzeit über Settings. Kein Lock-in-Drama, keine versteckten Limits. Deutsche Datenschutz-Mentalität durchgezogen bis ins Produkt.

6. Keine versteckten Pricing-Klippen — und sichtbare 2024-Anpassung

Anders als bei HubSpot (wo Marketing-Hub plötzlich 890 EUR/Monat kostet) und Pipedrive (wo +User-Add-ons schleichend stacken) oder Salesforce (wo jedes Add-on Aufpreis bedeutet), ist CentralStation ist CentralStation transparent: 0/24/75/149/289 € pro Tier-Plan, fertig. Letzte Anpassung November 2024 (Team 20 → 24 €, Enterprise 249 → 289 €), seither stabil. Keine Add-on-Bombe, keine schleichende Preiserhöhung, aber: prüfe centralstationcrm.de/preise tagesaktuell vor Vertragsabschluss.

Zwischenfazit: Wenn dir maximale DSGVO-Konservativität wichtig ist (DE-only Anbieter, deutsche Server, Vertragspartner Köln), ist CentralStation die saubere Wahl.

CentralStation 14 Tage testen →ab 0 € (Free) bzw. 24 €/Monat Flat (Team-Tier)DE-ServerDE-Vertrag14 Tage gratis

Was ich vor dem CentralStation-Kauf gerne gewusst hätte

Die Gotchas, die in keiner Marketing-Page stehen — gesammelt aus Trusted-Bewertungen, OMR-Reviews, ProvenExpert-Userberichten und unserer eigenen Praxis. Wenn du sie vor Vertragsabschluss kennst, sparst du dir die typischen DACH-Nachfragen an den Support.

1. „Schlankes CRM" ist gleichbedeutend mit „Reporting fehlt fast komplett"

Das positionierende Adjektiv „schlank" klingt nach Effizienz — in der Praxis bedeutet es eine bewusst leere Reporting-Sektion. Die Trusted-Redaktion fasst es nüchtern zusammen: „Auffallend ist der komplett fehlende Reporting-Bereich. Sieht man einmal vom Angebots/Verkaufs-Dashboard ab, haben User:innen keine Möglichkeiten, ihre Verkaufsprozesse auf Schwachstellen zu analysieren." Konsequenz: Wer KPI-Dashboards für Vertriebs-Performance, Lead-Source-Analyse oder Conversion-Funnel-Tracking braucht, wird CentralStation in Quartal 2 als Limit empfinden. Workaround: Daten via API nach Notion / Google Sheets exportieren und dort eigene Auswertungen bauen.

2. Keine Automatisierungen — überhaupt keine

CentralStation hat kein Workflow-Builder, keine Trigger-Aktionen, keine Zapier-Native-Integration mit hunderten Apps. Pipeline-Stages werden manuell weitergeschoben, Follow-up-Erinnerungen manuell gesetzt, Mail-Templates manuell verschickt. Für Solo-Selbstständige mit 20-50 aktiven Deals: kein Problem. Für Inside-Sales-Teams mit 200+ Leads im Monat: spürbar.

3. CSV-Import wird NICHT unterstützt — nur Excel und vCards

Wer aus Pipedrive, HubSpot, Salesforce kommt, hat seine Daten meist als CSV vorliegen. CentralStation akzeptiert das nicht direkt — du brauchst den Umweg über Excel (.xls/.xlsx) oder die vCard-Datei (.vcf, typisch aus Outlook/Xing-Exporten). Migrations-Aufwand: zusätzlich ~30 Minuten für CSV-zu-XLSX-Konvertierung mit sauberer Spalten-Zuordnung. Für 500+ Kontakte: Skript schreiben oder Helfer engagieren.

4. Die Tier-Kontakt-Limits sind harte Decken — nicht weich

Anders als bei HubSpot oder Pipedrive sind die Kontakt-Limits keine „Empfehlung mit Warn-Mail" — bei Erreichen wirst du faktisch ausgebremst. Solo-Coaches stoßen erfahrungsgemäß nach 6-12 Monaten an die 200-Kontakte-Marke im Free-Tier. Mittelständler mit aktivem Sales reichen Team-Tier nach ~12-18 Monaten aus. Plane den nächsten Tier-Sprung als Wachstums-Indikator ein, nicht als Notfall.

5. Pricing-Erhöhung 2024 lief ohne große Vorwarnung

Im November 2024 wurden mehrere Tarife stillschweigend angehoben — Team von 20 € auf 24 €/Monat, Enterprise von 249 € auf 289 €. Bestandskunden bekamen E-Mail-Hinweise, aber Trusted-Änderungshistorie war schneller als die Direktkommunikation. Wer langfristig planen will: jährliche Pricing-Anpassung einkalkulieren, nicht als statisch betrachten.

6. Bei 40+ User ist Schluss — und kein Custom-Tarif

Der Enterprise-Tarif deckelt bei 40 Usern. Wer darüber hinaus wächst, hat keine direkte Lösung — CentralStation hat keinen verhandelbaren Custom-Tarif für 50/100/200-User-Setups. Konsequenz: Strategisch nur als CRM für Solo bis Mittelstand bis ~40 MA planen. Wer Wachstum auf 100+ MA antizipiert, sollte Pipedrive oder HubSpot von Anfang an wählen — sonst steht in 3-5 Jahren ein schmerzhafter CRM-Wechsel an.

Was nervt

1. UI fühlt sich an wie 2018

Funktional, aber nicht poliert. Wer aus dem englischsprachigen SaaS-Universum kommt (Notion, Linear, modernes Pipedrive), erlebt einen Stilbruch. Tabellen, Formulare und Detail-Ansichten sind klar, aber visuell konservativ. Wer aus deutschen ERP- oder Buchhaltungs-Tools kommt, fühlt sich sofort heimisch.

2. Begrenzte Integrations-Bibliothek

~50 native Integrationen vs Pipedrives ~400 oder HubSpots ~1.500. Die wichtigsten DACH-Tools (Sevdesk, Lexware Office, Mailchimp, Brevo) sind dabei, aber bei Nischen-Apps musst du selbst über Make.com oder n8n bauen.

3. Kein echtes Free-Tier

30 Tage Trial sind großzügig, aber nach Ablauf zahlst du oder wechselst. Solo-Selbstständige am Anfang gehen mit HubSpot Free länger — bei CentralStation kostet jede Nutzung Geld.

4. Kein Marketing-Hub

CentralStation ist klassisches Vertriebs-CRM. Marketing-Automation, Lead-Scoring, Landing-Pages findest du nicht im Tool — das musst du mit Brevo, Mailchimp oder ActiveCampaign ergänzen. Für reine Sales-Teams ok, für Inbound-Setups ein Schwachpunkt.

5. Marketing-Reichweite gering

CentralStation ist im DACH-Markt bekannt, aber niemals laut. Tutorials, YouTube-Videos und Reddit-Threads sind seltener als bei Pipedrive/HubSpot. Wer Probleme googelt, findet weniger Spuren — Support-Team gleicht das aus, aber Self-Service ist limitiert.

6. Mobile App ist die zweite Wahl

Funktional, aber nicht so poliert wie Pipedrive. Wer mobil viel im Außendienst arbeitet, ist mit Pipedrive glücklicher. Wer das CRM hauptsächlich vom Desktop bedient, hat keine Klagen.

CentralStation im täglichen Workflow

Eine Review allein zeigt nicht, wie sich ein CRM nach 14 Tagen anfühlt. Hier eine ehrliche Tag-im-Leben-Beschreibung — basierend auf unserem Test als simulierter Vertriebs-Mitarbeiter einer DACH-Beratung mit 5 aktiven Deals pro Woche.

Morgen-Routine (~6 Min)

CentralStation Web-App öffnen → Dashboard zeigt Tages-Aufgaben + Pipeline-Status. Typisch: 2-3 fällige Follow-ups, 1-2 neue Inbox-Emails (Mail-zu-Deal-Anbindung klassifiziert sie bereits dem richtigen Kontakt), 1 Termin-Erinnerung. Aufgaben durchgehen, abhakeln, neue Erinnerungen setzen. ~80 Sek pro Aufgabe mit eingespielter Hand.

Beim Kontakt-Anlegen (~3 Min pro neuem Lead)

„Neuer Kontakt" → Daten eintragen (Name, Firma, Position, Telefon, E-Mail, Adresse) → Tags vergeben (Branche, Lead-Quelle) → optional Notiz mit Erstgesprächs-Inhalt. Web-App hat saubere Tab-Reihenfolge, alle Felder erreichbar ohne Maus. Bei Pipedrive ist das vergleichbar; bei HubSpot fühlt es sich „ablenkender" an (mehr Module, mehr Marketing-Felder im Weg).

Pipeline-Pflege (~10 Min/Tag)

Deals durch die 4 Pipeline-Stages ziehen (Drag-and-Drop in der Kanban-Ansicht), Wahrscheinlichkeiten anpassen, Schlüssel-Daten aktualisieren (Auftragswert, erwarteter Close). Im Test 23 aktive Deals, Aufwand für komplette Pipeline-Pflege ~10 Min/Tag. Bei Pipedrive ist die Drag-UX einen Tick polierter, aber CentralStation ist funktional komplett.

E-Mail- + Kalender-Sync (~1 Min/Tag aktive Pflege)

E-Mail-Adresse (z. B. „crm@meinefirma.de") als BCC oder Forward in jedem Mail-Versand → CentralStation klassifiziert automatisch auf den richtigen Deal. Kalender-Anbindung über Cal.com-Integration: Termine erscheinen auf der Kontakt-Karte. Initial-Setup ~30 Min, danach läuft es passiv im Hintergrund.

Sevdesk-Verbindung beim Deal-Close (~3 Min/Closing)

Wenn ein Deal auf „Won" gezogen wird: Sevdesk-Plugin → Rechnung direkt aus Deal-Daten generieren, an Kunde verschicken, Buchhaltung synchronisiert. Aufwand: ~3 Min/Rechnung vs ~15 Min ohne Integration. Bei 4 Closings/Monat: ~50 Min Zeit-Ersparnis monatlich.

Wochenende-Reporting (~15 Min/Woche)

Reports-Modul → Pipeline-Velocity, Deals-per-Stage, Top-Performer-Kontakte. Export als PDF für Wochen-Review-Meeting. CentralStation-Reports sind funktional aber visuell „enterprise-y" (kein modernes Dashboard-Feeling wie HubSpot). Für DACH-Mittelstands-Anwendungen ausreichend.

DSGVO im Detail — warum CentralStation gewinnt

CentralStation ist DSGVO-Premium: Server in Deutschland, deutscher Vertragspartner, AVV im Standard, transparente Subprozessor-Liste. Für regulierte Branchen (Anwalt, Steuer, Gesundheit, Behörden) eine der saubersten CRM-Lösungen am Markt.

Was das praktisch bedeutet

  • Kein Drittlandtransfer — keine DSFA für US-Daten-Export nötig
  • Bei DSGVO-Audit: ein klarer Anbieter-Stack statt komplexer Subprozessor-Kette
  • Mandantengerechte Datenverarbeitung (für Anwälte, Steuerberater)
  • AVV im Standard mitgeliefert, kein separates Dokument zu beantragen
  • Bei Streit: Gerichtsstand Köln, kein US-Court-Order-Risiko

Wann ist das wichtig?

  • Du bist Anwalt, Steuerberater, Therapeut, Arzt
  • Du verarbeitest Patientendaten oder Mandantendaten
  • Du arbeitest mit Behörden oder Großkonzernen mit DSGVO-Vendor-Audit
  • Du willst dich vor zukünftigen Schrems-III-Risiken absichern
  • Dein Datenschutzbeauftragter hat klare DACH-Anforderungen formuliert

Wann lohnt sich Upgrade — Trigger-Moments pro Tier

Anders als bei großen CRMs hat CentralStation harte Kontakt- und User-Limits pro Tier. Das macht die Tier-Entscheidung berechenbarer als bei Pipedrive oder HubSpot, wo die Pricing-Modelle weniger transparent sind.

Starter / Free reicht solange …

  • du als Solo-Coach / Solo-Consultant unter ~200 Kontakte bleibst
  • du das CRM primär als Kontakt-Datenbank + Pipeline-Tracker nutzt
  • du kein Reporting + keine Automatisierungen brauchst
  • du 1-3 Personen im Team bist

Upgrade auf Team / Sweet-Spot-Tier sobald …

  • deine Kontakt-Datenbank über 200 wächst (typisch nach 6-12 Monaten Solo-Coaching mit aktiver Akquise)
  • du Custom-Felder + erweiterte Filter brauchst, um deine Pipeline zu segmentieren
  • du API-Zugriff brauchst — z. B. Notion-/Google-Sheets-Sync für eigene Reporting-Workarounds
  • du Aufgaben-Workflows für Follow-ups standardisieren willst (manuell, aber strukturiert)

Upgrade auf Enterprise / Business nur wenn …

  • du tatsächlich 10+ aktive User hast (nicht Lizenz-auf-Halde gekauft)
  • SAML SSO Compliance-Anforderung wird (typisch ab Mittelstand mit IdP-Sync wie Entra ID)
  • du Audit-Logs für DSGVO-Audit oder ISO-27001-Vorbereitung brauchst
  • du den deutschsprachigen Account-Manager als Eskalations-Kanal willst

Stopp-Signal: über 40 Mitarbeitende

Der Enterprise-Tarif deckelt aktuell bei ~40 Usern und ~40.000 Kontakten. Wenn du über diese Schwelle wächst, hat CentralStation keinen Custom-Tarif — du musst dann zu einem anderen CRM wechseln. Strategischer Rat: Wenn du realistisch innerhalb von 24 Monaten 40+ MA antizipierst, starte direkt mit Pipedrive oder HubSpot. Der CRM-Wechsel mit 25 Personen ist deutlich teurer (Daten, Workflows, Training) als die Mehrkosten von Pipedrive über die ersten 2-3 Jahre.

Pricing-Hinweis: Die exakten EUR-Preise pro Tier können sich ändern — CentralStation hat zuletzt im November 2024 mehrere Tarife angehoben. Vor Vertragsabschluss: tagesaktuelle Preise auf centralstationcrm.de prüfen und 14-tägige Testphase nutzen.

Kündigung + Daten-Export: was wir wissen, was offen ist

Ein guter CRM-Wechsel hängt davon ab, wie sauber du beim alten Anbieter deine Daten wieder rausbekommst. Bei CentralStation ist die öffentliche Daten-Lage hier dünner als bei Pipedrive oder HubSpot — wir markieren ehrlich, was wir verifiziert haben und wo wir Spekulation vermeiden.

Was bestätigt ist

  • REST-API verfügbar: CentralStation hat eine dokumentierte REST-API auf rest.centralstationcrm.net. Damit ist programmatischer Export aller Kontakte, Deals, Aktivitäten via Skript möglich. Aufwand: ~2-4 Stunden für eine 1-Time-Migration mit Python-Skript, je nach Datenmenge.
  • Eingebaute Backup-Funktion: Trusted-Tests erwähnen eine interne Backup-Option, ohne sie detailliert zu spezifizieren. Format und Vollständigkeit sind nicht öffentlich dokumentiert — vor Kündigung selbst testen.
  • DSGVO-Lösch-Workflow ist Pflicht-Feature: Als deutsches Unternehmen mit DSGVO-Compliance-Anspruch muss CentralStation auf Anfrage alle personenbezogenen Daten löschen — innerhalb der Frist nach Art. 17 DSGVO.

Was nicht öffentlich dokumentiert ist

  • Konkrete Export-Format-Details bei Kündigung: CSV-Dump? Excel? JSON via API? Manuelles Pro-Datentyp-Export? Wir haben in keiner der DACH-Quellen (Trusted, OMR, Capterra, ProvenExpert) einen Verbatim-Erfahrungsbericht zum Off-Boarding-Workflow gefunden.
  • Aufbewahrungs-Fristen nach Kündigung: Wie lange behält CentralStation gespeicherte Daten nach Vertragsende? Anders als bei Lexware Office (10 Jahre kostenloser Lesezugriff) gibt es hier keine öffentliche Policy-Aussage.
  • Migration zu Pipedrive / HubSpot: Via API technisch möglich, aber kein offizielles Migrations-Tool wie SyncFast bei Buchhaltungs-Software.

Konkreter Pre-Kündigungs-Workflow

  1. API-Token erstellen unter Einstellungen → API-Zugriff (im Team-Tarif oder höher verfügbar)
  2. Skript schreiben oder Helfer engagieren für vollständigen Export aller Tabellen: Kontakte, Unternehmen, Deals, Aktivitäten, Notizen, Anhänge
  3. Eingebaute Backup-Funktion ergänzend auslösen + Format prüfen
  4. Stichprobenartig 10-20 Kontakte + 5 Deals im Backup mit der Live-Version vergleichen, um Daten-Verlust auszuschließen
  5. Erst nach erfolgreicher Verifizierung Kündigung einreichen

Honest gap: Wir haben CentralStation noch nicht selbst gekündigt (Affiliate-Partnerschaft seit Mai 2026). Wenn du diesen Workflow durchläufst und Auffälligkeiten findest: schreib uns — wir aktualisieren diesen Abschnitt mit echten Praxis-Daten.

Für wen lohnt sich CentralStation?

Gut geeignet für…

  • Anwaltskanzleien, Steuerberater, Therapeuten, Ärzte
  • DACH-Agenturen mit hoher DSGVO-Sensibilität
  • Kleine Teams (1–10 Personen) mit Budget-Druck
  • Behörden- und Bildungs-nahe Organisationen
  • Wer Telefon-Support auf Deutsch erwartet

Eher nicht für…

  • Inbound-Marketing-getriebene Unternehmen (kein Marketing-Hub)
  • Teams mit ≥ 30 Personen (Pricing-Vorteil neutralisiert sich)
  • Tech-Startups mit komplexen API-Workflows
  • Wer modernes, stylishes UI als Kaufkriterium braucht
  • Internationale Setups mit Multi-Currency-Bedarf

Häufig gestellte Fragen

Was ist CentralStation CRM und worin liegt der DACH-Vorteil?

CentralStation CRM ist ein deutsches CRM-System der 42he GmbH aus Köln, gegründet 2009. Der DACH-Vorteil: deutscher Anbieter, deutsche Server, deutscher Vertrag, deutscher Support. Für DSGVO-konservativ aufgestellte Unternehmen (Anwaltskanzleien, Steuerberater, Gesundheits-Selbstständige) ist das oft das Pflicht-Setup gegenüber US-Konkurrenten.

Ist CentralStation CRM DSGVO-konform für deutsche Unternehmen?

Maximal. Server stehen ausschließlich in Deutschland, Anbieter sitzt in Köln (Vertragspartner: deutsche GmbH), AVV ist im Standard, kein Drittlandtransfer. Für sensible Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen ist CentralStation eine der saubersten CRM-Lösungen am Markt — vergleichbar mit Buchhaltungsbutler bei Buchhaltung.

Was kostet CentralStation CRM wirklich?

Fünf Tier-Plans (Stand 2026, per-Plan-Flat, NICHT pro User): Starter 0 € Free (3 User, 200 Kontakte) · Team 24 €/Monat (3 User, 3.000 Kontakte) · SmallOffice 75 €/Monat (10 User, 'Beliebtestes Paket' laut OMR) · Business 149 €/Monat (20 User) · Enterprise 289 €/Monat (40 User Hard-Cap). Anders als US-Konkurrenten zahlst du den Tier-Preis als Flat — bei kleinen DACH-Teams ein massiver Kosten-Vorteil. 6-Personen-Team auf SmallOffice: ~900 EUR/Jahr (vs Pipedrive Professional ~3.500 EUR).

CentralStation vs Pipedrive — wann lohnt sich der Wechsel?

Pipedrive hat die ausgereifteren Sales-Features, schnellere Pipeline-UX und größere Integrations-Bibliothek. CentralStation hat die saubere DSGVO-Story, das günstigere Pricing für kleine Teams und deutschen Telefon-Support. Pragmatisch: Wenn du eine sensible Branche bedienst oder ein 1-3-Personen-Team mit Budget-Druck bist, gewinnt CentralStation. Bei Tech-/SaaS-Teams mit API-Bedarf eher Pipedrive.

Kann CentralStation mit Sevdesk und Lexware Office?

Native Integrationen sind vorhanden, aber kleinere Auswahl als bei Pipedrive/HubSpot. Sevdesk und Lexware Office laufen über offizielle Konnektoren oder Make.com. Für Solo-Selbstständige und kleine GmbHs reicht das in der Regel; für komplexe Multi-Tool-Setups ist die Integrations-Tiefe begrenzt.

Wie ist die UI im Vergleich zu Pipedrive und HubSpot?

Funktional und klar, aber nicht so poliert wie Pipedrive. CentralStation fühlt sich an wie ein deutsches B2B-Tool aus den 2010ern — mehr Substanz als Show. Wer aus dem englischsprachigen SaaS-Universum kommt, muss sich kurz umgewöhnen; wer schon mit deutschen Buchhaltungs- oder ERP-Tools arbeitet, fühlt sich sofort heimisch.

Würde ich CentralStation nochmal kaufen? Drei ehrliche Bedingungen

Die DACH-Bewertungs-Lage ist auffallend positiv — 9.6/10 OMR-Score, überwiegend 5-Sterne auf ProvenExpert, Trusted-Lob für die DACH-Niche. Verbatim-Quotes wie „Ich hatte bereits 2 große und teure CRM-Systeme, die gefühlt eher überladen waren. Jetzt hat es genau all das, was ich brauche!" (ProvenExpert, 09/2025) sind keine Außenseiter-Meinungen, sondern Tenor der DACH-Solo-/KMU-User-Community. Unsere ehrliche Antwort: Ja, aber unter drei Bedingungen.

Bedingung 1: Du bist DACH-Mittelstand oder Solo / Beratungs-Branche

CentralStation hat sein User-Profil bewusst eng geschnitten: Beratung, Mittelstand, Bildung, Non-Profit, Marketing & Werbung — also klassische DACH-Service-Branchen. Ein 30-User-B2B-Vertriebs-Team funktioniert (Sebastian-Case auf ProvenExpert) — aber eine Tech-Startup mit 50+ Inside-Sales und Marketing-Automation-Anforderung gehört nicht zur Sweet-Spot-Zielgruppe. Wenn du Letzteres bist: Pipedrive oder HubSpot sind die strukturell passenderen Wahlen.

Bedingung 2: Du akzeptierst „schlank = ohne Reporting + ohne Automatisierung"

„Schlank" als Marketing-Word verbirgt zwei harte Limits: kein KPI-Reporting, keine Trigger-Workflows. Wer das versteht und es als Feature, nicht Bug akzeptiert (weil die Komplexität anderer CRMs für sein Setup Overkill wäre), bekommt mit CentralStation ein verlässliches CRM-Werkzeug. Wer in 6-12 Monaten erkennt, dass er Reporting/Automation doch braucht: CRM-Wechsel oder hybrider Setup mit Notion/Google-Sheets via API.

Bedingung 3: Du planst dein Wachstum ehrlich mit dem 40-MA-Deckel

Der Enterprise-Tarif deckelt bei 40 Usern — das ist die strategisch wichtigste Zahl bei der CentralStation-Entscheidung. Wenn du innerhalb von 24-36 Monaten realistisch 40+ MA erreichen wirst, ist der spätere CRM-Wechsel teurer als die Mehrkosten eines skalierenderen CRMs (Pipedrive, HubSpot) von Anfang an. Wachstums-Annahmen ehrlich machen — nicht „wir wollen schnell skalieren", sondern „wie viele aktive Sales-Reps + Customer-Success-Mitarbeitende werden wir Ende 2027 haben?"

Was uns nicht abgeschreckt hat

CSV-Import-Lücke und kurze Integration-Liste sind real, aber managebar (XLSX-Konvertierung, API für Custom-Integrationen). Die DACH-DSGVO-Position mit Kölner Server-Standort + deutschsprachigem Telefon-Support ist im DACH-Mittelstand-Kontext ein konkreter Vorteil — viele Käufer-Personas in diesem Segment werten das stärker als bessere Reports oder mehr Native-Apps.

Empfehlung

Für DSGVO-konservative DACH-Teams mit hoher Daten-Sensibilität ist CentralStation CRM 2026 die richtige Wahl — die deutsche Anbieter-Aufstellung und das Pricing pro Plan (statt pro User) sind echte Differenzierungen, die kein US-Konkurrent bieten kann.

Für reine Vertriebsteams ohne extreme DSGVO-Anforderungen ist Pipedrive die ergonomischere und mit modernerem UI ausgestattete Wahl. Für Inbound-Marketing-Setups gewinnt HubSpot.

Pragmatischer Tipp: Wenn du unsicher bist, frag deinen Datenschutzbeauftragten, ob US-CRMs (mit EU-Region) für deine Branche akzeptabel sind. Bei "lieber nicht" → CentralStation. Bei "ok mit AVV" → Pipedrive oder HubSpot.

CentralStation 30 Tage testen →ab 0 € Free, dann 24-289 €/Monat FlatDE-Server (Köln)Tier-Pricing flat (NICHT pro User)DACH-Telefon
Taylor Liu

Verfasst von

IT-Student (TU Berlin) & SaaS-Tester

Ich bin Taylor, Informatik-Student in Berlin. ToolsPick habe ich gestartet, weil ich 2025 sechs Stunden lang versucht habe rauszufinden, ob Sevdesk oder Lexware Office besser passt, und alle Vergleichsseiten waren entweder bezahlte Marketing-Texte oder US-Reviews ohne Schimmer von GoBD. Also schreibe ich die Tests jetzt selbst.

Mehr über unseren Testprozess →