HubSpot Free vs CentralStationCRM Free vs Pipedrive Trial: CRM-Entscheidung 2026
Der Decision-Stage-Vergleich der drei CRM-Einstiegsmodelle, die DACH- Solo-Selbstständige und Mittelstand am häufigsten gegeneinander stellen. Nicht "welches CRM ist besser?" – sondern "welcher Skalierungs-Pfad passt zu meiner echten 3-12-Monats-Realität, und wo lauern Pricing- und Compliance-Klippen?"
TL;DR: wer wann wählt
- CentralStationCRM Free: für DACH-Solo und Kleinteam ohne Marketing-Funnel-Ambition. Echtes Free, keine Klippen, DSGVO- sauber. Sweet-Spot bis 3 User / 200 Kontakte.
- HubSpot Free: für marketing-getriebene Setups, die Sales und Marketing aus einem System spielen wollen. Großzügig im Feature-Umfang, aber upgrade-aggressives Design. Vorsicht vor Lock-in.
- Pipedrive Trial (14 Tage): für ernsthafte Sales- Teams ab 3 Vertrieblern, die Pipeline-UX schätzen und 14 EUR/User/ Monat als faires Budget akzeptieren. Kein Free – wer "kostenlos" sucht, ist hier falsch.
Wenn du dich nicht entscheiden kannst: CentralStationCRM Free 14 Tage testen → Pipedrive 14-Tage-Trial parallel → HubSpot Free parallel. Nach 14 Tagen siehst du, welches sich im echten Workflow natürlich anfühlt.
Zwischenfazit: DACH-Default-Empfehlung für die meisten Solo- und Kleinteam-Setups: ehrlicher Free-Plan, DE-Server, klares Pricing.
Die drei Free-/Trial-Modelle nüchtern
HubSpot Free: der Marketing-Magnet
HubSpot Free nimmt laut Preisseite bis zu 2 Benutzer auf und umfasst laut Produktkatalog bis zu 1.000 Kontakte, drei E-Mail-Vorlagen, Marketing-E-Mails mit HubSpot-Branding, Live- Chat, Ticketing, Forms, Landing-Page-Bausteine, Reporting-Dashboards. Das ist beeindruckend für ein Free-Tier – und genau das ist der Punkt. HubSpot Free ist ein Marketing-Magnet: er macht es leicht, das System tief einzuziehen, bis ein Upgrade zur funktionalen Notwendigkeit wird.
Die kritischen Klippen sind neben der Kontaktgrenze von 1.000 vor allem in den Workflow- und Automation-Tiers versteckt. Sobald Sales- Sequenzen, Custom-Reports, Pipeline-Automation oder API-Webhooks im Workflow-Limit kollidieren, ist der Sprung zu Sales Hub Starter (Pro oder Enterprise) preislich nicht-linear.
CentralStationCRM Free: der DACH-Default
CentralStationCRM Free liefert 3 User, 200 Kontakte, vollwertiges Kontakt-/Aufgaben-/Termine-Management ohne Branding-Block und ohne Email-Versand-Limit-Drama. Es ist ein echter Free-Plan im Sinne von "klein, aber komplett" – der Free-Plan ist nicht künstlich eingeschränkt, sondern proportional zur Solo-Realität dimensioniert.
Der nächste Tier (Team, 25 EUR/Mo Flat) bringt 3 User, 3.000 Kontakte und voll lizenzierte Funktionen. Das Pricing-Modell ist Per-Tier flat statt Per-User, was bei wachsenden DACH-Mittelstands- Teams einen massiven Kostenvorteil bedeutet – eine 8-Personen-Sales- Crew zahlt auf Small Office 79 EUR/Mo gegen einen Pipedrive-äquivalent mit 8 Lite-Sitzen bei 112 EUR/Mo.
Pipedrive Trial (14 Tage): die Sales-Qualifikations-Hürde
Pipedrive hat bewusst keinen Free-Plan. Das ist eine strategische Entscheidung: 14 Tage Trial zwingen zur ernsthaften Evaluierung – wer nicht bereit ist, in 14 Tagen die Pipeline mit echten Deals zu modellieren, ist für Pipedrive nicht die richtige Zielgruppe.
Lite (~14 EUR/User/Mo) ist der Einstiegs-Tier mit Pipeline, Kontakten, Aktivitäten. Workflow-Automation und E-Mail-Sequenzen kommen erst mit Growth (~39 EUR/User/Mo). Diese Stufung ist transparent kommuniziert, aber sie skaliert linear mit Team-Größe – was bei 15+-Personen-Vertriebsorganisationen schnell sichtbar wird.
Skalierungs-Pfade nach 3-12 Monaten
Decision-Stage heißt: nicht nur "wie fühlt sich Monat 1 an?" sondern "wie fühlen sich Monat 6 und Monat 12 an?". Drei realistische Pfade:
Pfad A – Solo-Selbstständige:r mit 1-3 Konten/Monat
CentralStationCRM Free → Free (jahrelang). Bei gleichbleibender Solo-Volumetrie reicht das Free-Tier ehrlich aus. Kein Pricing-Druck, kein Funktion-Cliff. Der typische Solo-RA, der Solo-Berater oder die freiberufliche Therapeutin sind hier richtig positioniert und können den Tier 5 Jahre lang nutzen.
HubSpot Free → 12 Monate später Upgrade-Druck. Sobald mehr als drei E-Mail-Vorlagen oder eine zweite Pipeline gebraucht werden, ist Starter die typische Folge-Investition (7 EUR je Lizenz bei jährlicher Zahlung als zeitlich begrenzter Neukunden-Rabatt, Listenpreis 20 EUR). Automatisierte Sequenzen gibt es erst ab Professional.
Pipedrive Trial → Lite ab Tag 15. Solo-Setup mit Pipedrive ist mathematisch teuer (1 User × ~14 EUR/Mo = 168 EUR/Jahr) gegen CentralStationCRM Free (0 EUR), aber funktional besser für Sales- fokussierte Solo-RAs oder -Berater:innen mit echtem Pipeline-Charakter.
Pfad B: 3-5-Personen-Sales-Team wächst auf 10-15
CentralStationCRM Team → Small Office → Business. Flat-Tier-Pricing wirkt hier strukturell – 3 → 5 → 10 → 15 User kostet 25 → 79 → 79 → 155 EUR/Mo (Team deckt laut Preisseite 3 Nutzer:innen ab, Small Office 10, Business 20). Das ist eine Kostenkurve, die viele DACH- Mittelständler bewusst suchen.
HubSpot Free → Sales Hub Starter → Professional. Hier wird das Per-Sitz-Modell sichtbar: 5 Sitze × 7 EUR = 35 EUR/Mo Starter, 10 Sitze × 90 EUR = 900 EUR/Mo Professional (jährliche Zahlung; Starter ist ein zeitlich begrenzter Neukunden-Rabatt auf 20 EUR Listenpreis, bei monatlicher Zahlung kosten Starter 10 und Professional 100 EUR je Lizenz). Dazu kommt einmalig, was HubSpot selbst als Pflicht ausweist: Die Preisseite sagt, dass für Professional und Enterprise ein Onboarding zu kaufen ist, und nennt keinen Betrag; der HubSpot-Produktkatalog schreibt zu Sales Hub Professional wörtlich: „Zudem wird eine einmalige Onboarding-Gebühr von 1.470 € fällig.“ Für Marketing- getriebene Setups, die Marketing- und Sales-Hub kombinieren, oft gerechtfertigt – für reine Sales-Setups Overkill.
Pipedrive Lite → Growth → Premium. Linear-skaliert: 5 × 14 EUR = 70 EUR Lite, 10 × 39 EUR = 390 EUR Growth, 15 × 59 EUR = 885 EUR Premium – jeweils bei jährlicher Abrechnung, monatlich gezahlt mehr. Eine Einrichtungsgebühr weist die Preisseite nicht aus (geprüft am 26.09.2026). Transparent, aber teuer im Vergleich zu CentralStationCRM Flat-Pricing.
Pfad C: Marketing-getriebener Funnel-Builder
HubSpot Free → Starter → Professional. Hier ist HubSpot strukturell stark: E-Mail-Kampagnen, Segmente und Pipeline stecken schon in der Starter-Lizenz; Lead-Scoring und Sequenzen beginnen laut HubSpot-Produktkatalog erst bei Professional, frei anpassbare Workflows ebenso (Sales Hub Starter: bis zu 50 Workflows mit eingeschränkten Auslösern und Aktionen). Die Plattform-Kombination wird der zentrale Decision-Punkt – kein anderer Anbieter liefert das in dieser Tiefe.
CentralStationCRM und Pipedrive sind hier nicht die richtige Wahl – sie sind reine CRM-Lösungen ohne Marketing-Hub-Tiefe. Wer Newsletter- Sequenzen, Lead-Scoring und Pipeline aus einem System spielen will, braucht HubSpot oder eine HubSpot-Alternative auf gleicher Hub-Tiefe (Salesforce, ActiveCampaign+Pipedrive-Kombination).
DSGVO + Server-Standort im Direktvergleich
Für Anwaltskanzleien, Steuerberater, Healthcare-Praxen, Behörden und datenschutz-konservative DACH-Mittelständler ist die Aufstellung ein harter Filter:
CentralStationCRM: formal sauberste Wahl
42he GmbH (Köln), deutsche Server, deutscher Vertragspartner, deutscher AVV – keine US-Replikation, kein Schrems-II-Restrisiko, keine Datenresidenz-Frage. Für die genannten Schweigepflicht-Branchen die formal nicht-angreifbare Aufstellung.
Pipedrive: strukturell sauber, aber EU-OÜ-Vertragspartner
EU-Hosting für EU-Kundschaft (AWS Frankfurt oder Dublin, laut Anbieter „primarily“), AVV im Standard, Pipedrive OÜ (Tallinn) als EU-Vertragspartner für DACH-Konten. Das ist strukturell sauberer als US-Anbieter und reicht für die meisten DACH-Mittelstands-Setups. Für hochsensible Mandate (Anwaltskanzlei mit politischen Mandanten, Therapeutin mit besonders schutzbedürftigen Patient:innen) bleibt CentralStationCRM der formal sauberere Default.
HubSpot: US-Mutter, EU-Datenresidenz erst mit Abo, Schrems-II-Restrisiko
HubSpot ist US-Anbieter (HubSpot Inc.) mit EU-Rechenzentrum in Deutschland (eine Stadt nennt HubSpot nicht; Free-Konten liegen laut HubSpot im US-Rechenzentrum, zahlende Konten können kostenlos umziehen) und Standard-AVV. Das deckt die DSGVO- Anforderungen für die meisten kommerziellen Setups ab. Für besonders schutzbedürftige Datenkategorien (Art. 9 DSGVO, § 203 StGB) bleibt aber das Schrems-II-Restrisiko durch den CLOUD Act, das in der formal aufgesetzten Argumentation gegen das Tool spricht.
Entscheidungs-Matrix
| HubSpot Free | CentralStationCRM Free | Pipedrive Trial | |
|---|---|---|---|
| Echtes Free? | Ja (mit Limits) | Ja (ohne Zeit-Limit) | Nein (14 Tage) |
| Kontakte Free | 1.000 (laut Produktkatalog) | 200 | – |
| User Free | 2 (laut Preisseite) | 3 | – (kein Free-Plan; in die 14-Tage-Testversion lassen sich laut FAQ beliebig viele Personen einladen) |
| Einstiegspreis bezahlt | Starter ab 7 EUR/Lizenz bei jährlicher, 10 EUR bei monatlicher Zahlung – beides zeitlich begrenzte Neukunden-Rabatte auf den Listenpreis von 20 EUR | Team 25 EUR/Mo (Flat 3 User) | Lite 14 EUR/Nutzerprofil/Mo bei jährlicher Abrechnung |
| Pricing-Modell | Per-Sitz | Per-Tier-Flat | Per-User |
| Server-Standort | Free: USA · mit Abo: nach IP, EU-Rechenzentrum in Deutschland | DE | EU-AWS, Region nicht garantiert |
| Vertragspartner | HubSpot Inc. (US) | 42he GmbH (DE) | Pipedrive OÜ (EE) |
| Schrems-II-Risiko | Ja (US-Mutter) | Nein | Niedrig (EU-Holding-Struktur) |
| Marketing-Hub-Tiefe | Stark (Native) | Keine (CRM-only) | Keine (CRM-only) |
| Sales-Pipeline-UX | Solid | Solid (DACH-typisch) | Marktstandard |
| Per-Kopf-Preis bei 10 User | 7 EUR/Lizenz bei jährlicher Zahlung = 70 EUR, bei monatlicher 100 EUR (zeitlich begrenzte Neukunden-Rabatte; zum Listenpreis von 20 EUR wären es 200 EUR) | 79 EUR Flat (Small Office) | 14 EUR × 10 = 140 EUR |
| Beste Zielgruppe | Marketing-Sales-Funnel-Builder | DACH-Solo & Mittelstand | Reine Sales-Teams 3-15 Personen |
Wann welches Tool: Decision-Stage-Entscheidungs-Logik
Wähle CentralStationCRM, wenn …
- Du Solo-Selbstständige:r oder Kleinteam (≤5 Personen) bist und ein ehrliches Free brauchst
- DSGVO-Aufstellung ein harter Compliance-Filter ist (Kanzlei, Praxis, Steuerberater, Behörde)
- Du keinen Marketing-Hub willst, sondern ein klares Sales-/ Kontakt-CRM ohne Funnel-Bloat
- Du Per-Tier-Flat-Pricing einem Per-User-Modell vorziehst (vor allem bei wachsenden 5-20-Personen-Teams)
Wähle HubSpot Free, wenn …
- Du Marketing und Sales aus einem System bedienen willst (Newsletter + Pipeline; Lead-Scoring kommt erst mit Professional)
- Du bereit bist, perspektivisch in die bezahlten Stufen zu investieren (Starter – laut Preisseite eine Lizenz für Vertrieb und Marketing – als realistische 12-Monats-Zielarchitektur)
- DSGVO-Aufstellung wichtig ist, aber nicht der strengste Filter (kommerzielle B2B-/B2C-Setups ohne § 203 StGB-Hintergrund)
- Du als Solo-Gründer:in den maximalen Free-Feature-Umfang willst und das Lock-in-Risiko bewusst akzeptierst
Wähle Pipedrive Trial, wenn …
- Du ein dezidiertes Sales-Team von 3-15 Personen aufbaust
- Pipeline-UX und Aktivitäts-Disziplin für deine Vertriebsführung wichtig sind
- Du bereit bist, ~14 EUR/User/Mo ab Tag 15 zu bezahlen
- Du EU-Hosting + AVV brauchst, aber kein DACH-Puristen-Setup
- Du explizit KEIN Marketing-Hub aus dem CRM willst (klare Trennung Sales-CRM ↔ Newsletter-Tool)
Häufige Decision-Stage-Fehler
Fehler 1: HubSpot Free wählen, weil "groß = besser"
HubSpot Free hat den größten Feature-Umfang, aber der Lock-in-Effekt ist real: nach 12 Monaten Workflow-Integration ist die Migration teuer. Wenn die langfristige Architektur kein Marketing-Hub-Aufbau ist, startest du mit dem falschen System. CentralStationCRM ist für reine CRM-Anforderungen die ehrlichere Wahl.
Fehler 2: Pipedrive ohne 14-Tage-Workflow-Modellierung testen
Die 14 Tage Pipedrive Trial sind eine echte Qualifikations-Hürde – wer die Pipeline mit nur 2-3 Dummy-Deals testet, sieht die UX-Stärken nicht. Empfehlung: mindestens 10 reale Deals in 14 Tagen durchspielen, eine Wochen-Cadence-Workflow simulieren, eine Email-Integration testen.
Fehler 3: CentralStationCRM als "zu klein" abtun
Viele DACH-Mittelständler unterschätzen CentralStationCRM, weil die Markenpräsenz weniger laut als HubSpot ist. Funktional reicht CentralStationCRM für die überwältigende Mehrheit der DACH-CRM-Use-Cases – Mid-Market-CRMs sind selten an Funktionalität gescheitert, sondern an Pricing-Klippen und Compliance-Friktion.
Fehler 4: Decision-Stage nicht durchdenken, dann nach 6 Monaten migrieren
Die teuerste CRM-Entscheidung ist nicht die initiale, sondern die spätere Migration. Wer 6 Monate HubSpot Free nutzt und dann zu CentralStationCRM migriert, zahlt die Daten- und Workflow-Migration in Berater-Stunden plus interne Zeit. Decision-Stage-Empfehlung: 14 Tage parallel-testen, dann einmal entscheiden und 2-3 Jahre dabei bleiben.
Fehler 5: DSGVO-Filter zu spät anwenden
Wenn ein berufsrechtlich verschwiegenheitspflichtiger Beruf erst nach 12 Monaten merkt, dass die CRM-Aufstellung nicht haltbar ist, wird die Migration zur Krisen-Sache. Decision-Stage-Empfehlung: DSGVO-Filter als erste Aussortierungs-Stufe verwenden, nicht als nachträgliche Korrektur.
FAQ: Häufige Decision-Stage-Fragen
Welches CRM hat den ehrlichsten Free-Plan für 2026?
CentralStationCRM. Der Free-Plan (3 User, 200 Kontakte) ist als echter Free-Plan ohne Zeit-Befristung angelegt – kein Trial, kein Downgrade nach 14 Tagen, keine kritischen Features hinter Pricing-Cliffs. HubSpot Free ist großzügig im Feature-Umfang aber durch Aufmerksamkeits-Designs auf Upgrade-Pfade getrimmt (Kontakte-Limit, Email-Versand-Limit, Branding-Block). Pipedrive bietet kein Free, sondern nur 14 Tage Trial – wer Free-Plan sucht, ist hier explizit falsch.
Welches CRM hat die niedrigste Pricing-Klippe beim Wechsel von Free zu Paid?
Kommt auf Teamgröße und Rabatt an. CentralStationCRM: Der nächste Tier (Team) liegt bei 25 EUR/Monat als Flat-Plan (3 User, 3.000 Kontakte) – kein Per-User-Modell, keine Feature-Verteuerung. HubSpot Starter kostet laut Preisseite 7 EUR je Lizenz bei jährlicher und 10 EUR bei monatlicher Zahlung – beides zeitlich begrenzte Neukunden-Rabatte auf den Listenpreis von 20 EUR. Solange der Rabatt läuft, ist der erste bezahlte Schritt bei HubSpot bei jährlicher Zahlung für ein bis drei Personen günstiger (3 × 7 EUR = 21 EUR gegen 25 EUR); zum Listenpreis kosten drei Lizenzen 60 EUR. Die eigentliche Klippe kommt danach: Professional kostet 90 EUR je Lizenz bei jährlicher und 100 EUR bei monatlicher Zahlung, während CentralStationCRM bis 10 Nutzer:innen bei 79 EUR im Monat (Small Office) bleibt. Pipedrives Lite-Plan ist mit ~14 EUR/User/Monat ebenfalls günstig, aber das Per-User-Modell skaliert linear mit Team-Größe – bei 10 Vertrieblern: ~140 EUR/Mo nur Lite, ohne Automation.
Warum gibt es bei Pipedrive keinen Free-Plan?
Pipedrive positioniert sich bewusst als sales-fokussiertes Vollwert-CRM ohne Free-Stufe – die 14-Tage-Trial-Strategie ist Standard im Mid-Market-CRM-Segment (Zoho, Freshworks, Insightly haben ähnliche Strategien) und schafft eine klare Qualifikations-Hürde: wer 14 Tage testet, evaluiert ernsthaft. Der Trade-off: für Solo-Selbstständige und Bootstrap-Setups ohne Test-Budget ist Pipedrive damit faktisch ausgeschlossen, was eine Lücke für CentralStationCRM und HubSpot Free öffnet.
Welches CRM ist die formal sauberste DSGVO-Wahl?
CentralStationCRM. 42he GmbH (Köln) liefert deutsche Server, deutschen Vertragspartner, deutsche AVV-Standards – die formal sauberste Aufstellung für Anwaltskanzleien, Steuerberater, Healthcare-Praxen oder Behörden. HubSpot ist US-Anbieter mit EU-Rechenzentrum in Deutschland – Free-Konten liegen laut HubSpot im US-Rechenzentrum, nach IP zugewiesen wird erst beim Kauf eines Abos; Schrems-II-Restrisiko durch US-Mutterkonzern bleibt, und Analytics-Daten gehen laut Anbieter in die USA. Pipedrive hostet EU-Kundschaft laut eigener Angabe „primarily“ in AWS Frankfurt oder Dublin und hat den AVV im Standard, der Vertragspartner ist je nach Konto Pipedrive OÜ (Tallinn) oder Pipedrive Inc. – strukturell sauberer als HubSpot, aber nicht so DACH-puristisch wie CentralStationCRM.
Kann man von HubSpot Free zu CentralStationCRM oder Pipedrive migrieren?
Ja, technisch jederzeit über CSV-Export (HubSpot bietet das standardmäßig) und CSV-Import in den jeweiligen Ziel-Anbieter. Praktisch ist die Migration aufwendig, wenn HubSpot-Specific-Features genutzt wurden (Email-Sequenzen, Deals mit Custom-Properties, Workflows). Faustregel: je länger HubSpot Free genutzt wurde und je tiefer der Workflow integriert war, desto höher die Migration-Friktion. Daher der CRM-Decision-Stage-Tipp: die langfristige Skalierungs-Logik vor der Free-Plan-Entscheidung durchdenken, nicht nach 12 Monaten Bestand erstmals nachfragen.
Welche Affiliate-Provisionen sind im Spiel – beeinflusst das die Empfehlung?
Transparenz-Hinweis: HubSpot hat ein Affiliate-Programm (Impact, ~30% Marketing-Hub-Provision capped, aktuell für ToolsPick PENDING nach Re-Apply-Path). CentralStationCRM ist seit Mai 2026 ein aktiver Affiliate (~25% recurring net). Pipedrive ist seit Mai 2026 als PartnerStack-Application pending. Unsere Reihenfolge der Empfehlungen (CentralStationCRM für DSGVO-pure / HubSpot für Marketing-getrieben / Pipedrive für reine Sales-Fokus) folgt der editorialen Logik, NICHT der Affiliate-Höhe. Wenn wir nur nach Provision optimieren würden, müsste HubSpot oben stehen – tut es nicht, weil es nicht die richtige Wahl für die meisten DACH-Solo- und Mittelstands-Setups ist.
Finale Empfehlung
Wenn wir nur ein Wort sagen dürften: CentralStationCRM für die meisten DACH-Solo- und Mittelstands-Setups, HubSpot für marketing-getriebene Funnel-Builder mit klarer Hub-Strategie, Pipedrive für reine Sales-Teams ab 3 Vertrieblern mit Pipeline-UX-Anspruch.
Der konkrete erste Schritt: parallel die drei Trial-/Free-Konten öffnen, eine echte Wochen-Cadence in jedem System simulieren und dann eine bewusste Entscheidung treffen – nicht weil das System "gut aussieht", sondern weil es im konkreten 12-Monats-Horizont ergonomisch trägt.