GoBD-konforme Buchhaltungssoftware: welche ist wirklich zertifiziert?
Fast jede Buchhaltungssoftware wirbt mit „GoBD-konform“. Das Problem: GoBD ist kein amtliches Zertifikat, das eine Behörde vergibt – es gibt kein staatliches Prüfsiegel dafür. Was es gibt, ist eine freiwillige, vom Hersteller bezahlte Prüfung durch Wirtschaftsprüfer, je nach Anbieter „Testat“ oder „Zertifizierung“ genannt. Wir haben nachgesehen, welche der fünf großen DACH-Buchhaltungs-Tools eine solche Prüfung mit benanntem Prüfer tatsächlich offenlegen – und welche nur mit dem Wort „GoBD-konform“ werben, ohne einen externen Prüfer zu nennen.
Veröffentlicht: 2026-07-24 · Aktualisiert: 2026-10-09 · Methodik: research-basierte Einordnung anhand der offiziellen Trust-/GoBD-Seiten der Anbieter, des Prüfungsstandards IDW PS 880 und des BMF-Schreibens zur GoBD. Keine eigene Hands-on-Praxis der Buchhaltungs-Workflows – Quellen sind unten verlinkt.
Kurz zusammengefasst
- Kein amtliches Zertifikat: GoBD ist eine BMF-Verwaltungsanweisung
- Zertifizierung mit benanntem Prüfer: Papierkram (PKF)
- Testat mit benanntem Prüfer: Lexware Office (Ernst & Young, Erst-Audit 2016)
- Kein benannter Prüfer gefunden: Sevdesk, Buchhaltungsbutler
- Kein Testat laut eigener Aussage: FastBill
- Zertifizierung erst ab Bezahltarif: Papierkram bezieht sie auf die Aboversionen
Was GoBD wirklich bedeutet
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um ein BMF-Schreiben (Bundesministerium der Finanzen) vom 14.11.2014, das seit dem 01.01.2015 gilt und die älteren Regelwerke GoBS und GDPdU abgelöst hat. Damit ist die GoBD eine Verwaltungsanweisung, keine Rechtsverordnung und schon gar kein Software-Zertifikat, das ein Amt vergibt.
Ein IDW-PS-880-Testat bestätigt außerdem nicht „fehlerfreie Nutzung im Alltag“. Es sagt: Bei sachgerechter Anwendung ist eine ordnungsgemäße Buchführung mit dieser Software möglich. Falsche Einrichtung, unklare interne Prozesse oder eine fehlende eigene Verfahrensdokumentation können trotz Testat zu GoBD-Verstößen führen – das Testat prüft die Software, nicht dein Nutzungsverhalten.
Buchhaltungssoftware-Zertifizierung im Vergleich: wer nennt seinen Prüfer?
Wir haben die offiziellen GoBD-/Trust-Seiten der fünf Tools direkt geprüft. Lexware, Papierkram und Sevdesk zuletzt am 04.10.2026; die Hilfe-Center von FastBill und BuchhaltungsButler antworten auf unsere Abrufe mit HTTP 403, ihre Angaben stehen auf dem Stand vom 31.08. bzw. Juli 2026. Aufgenommen sind nur Aussagen, die wir gegen die Anbieter-eigene Website belegen konnten.
| Tool | Externe GoBD-Prüfung | Server-Standort | Quelle |
|---|---|---|---|
| Lexware Office | Ja – Testat durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young GmbH (Erst-Audit laut Anbieter 2016, danach „regelmäßige Reaudits“ ohne Datum) | Deutschland | lexware.de-Quelle → |
| Papierkram | Ja – Zertifizierung durch das Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsnetzwerk PKF („uneingeschränkt zertifiziert“, laut Anbieter für die Aboversionen) | Deutschland (laut Anbieter TÜVit-zertifizierte Rechenzentren) | papierkram.de-Quelle → |
| Sevdesk | Kein extern benannter Prüfer auf der aktuellen Anbieter-Seite. Software-Architektur wird als GoBD-konform beworben. | Deutschland | sevdesk.de-Quelle → |
| Buchhaltungsbutler | Kein öffentlich benanntes Prüfer-Testat auf den eigenen Hilfe-Seiten gefunden. Rechenzentrum ist nach ISO 9001/14001/22301/27001/27018/50001 zertifiziert. | Deutschland | buchhaltungsbutler.de-Quelle → |
| FastBill | Nein – laut eigener Support-Aussage liegt aktuell kein Zertifikat vor, eine offizielle Zertifizierung wird angestrebt. | Deutschland (laut Anbieter) | fastbill.com-Quelle → |
Alle Angaben gegen die jeweilige offizielle Anbieter-Seite geprüft, nicht gegen unsere eigenen internen Vergleichs-Tabellen oder ältere Presseerklärungen – dort kursieren teils andere Prüfer-Namen, die wir auf den aktuellen Anbieter-Seiten nicht bestätigen konnten.
Was die Tabelle wirklich bedeutet
Das Fehlen eines benannten Prüfers heißt nicht, dass Sevdesk oder Buchhaltungsbutler „nicht GoBD-konform“ sind. Beide beschreiben auf ihren Seiten technische Maßnahmen, die zu den GoBD-Grundsätzen passen: unveränderbare Belegarchivierung, Aufbewahrungsfristen, Exportfunktionen. Der Unterschied ist der Nachweis gegenüber Dritten – bei einer Betriebsprüfung zählt es, ob du eine unabhängige Prüfer-Bescheinigung vorlegen kannst oder nur die Eigenaussage des Herstellers.
Bei zwei Tools finden wir eine konkrete Wirtschaftsprüfungsgesellschaft namentlich auf den offiziellen Anbieter-Seiten: Papierkram nennt PKF direkt auf der Produktseite („uneingeschränkt zertifiziert“). Lexware Office nennt Ernst & Young – allerdings nicht auf der Testat-Seite selbst, sondern in einer FAQ-Antwort im Steuerberater-Bereich, und mit dem Zusatz „bereits 2016“ plus unspezifizierten „regelmäßigen Reaudits“. Wer ein tagesaktuelles Testat braucht, muss es bei Lexware über das Berichtsportal der Prüfgesellschaft anfordern. Korrektur vom 08.08.2026: Wir hatten Lexware hier zuvor als „Testat ohne benannten Prüfer“ und „nach IDW PS 880“ geführt. Der Prüfer ist benannt, und für den Prüfungsstandard hatten wir damals keine Quelle. Das Lexware-Hilfe-Center nennt ihn im Artikel „GoBD - was ist das?“ (aktualisiert am 25.08.2026, gelesen am 09.10.2026): IDW PS 880. Bei Sevdesk und Buchhaltungsbutler bewirbt der Hersteller GoBD-Konformität ganz ohne einen aktuell nachprüfbaren externen Prüfer – das ist ein handfester Unterschied, kein Nuance-Detail. FastBill ist hier am transparentesten: Der Anbieter sagt selbst offen, dass aktuell kein Testat vorliegt.
Unsere Einschätzung: Wenn eine offengelegte externe Prüfung (Testat oder Zertifizierung) für dich das entscheidende Kriterium ist – etwa weil dein Steuerberater oder eine Betriebsprüfung danach fragen könnte – sind Lexware Office und Papierkram aktuell die beiden Tools mit dem klarsten Nachweis. Das ändert nichts daran, dass du in jedem Fall selbst eine Verfahrensdokumentation für deinen Betrieb brauchst – weder Testat noch Zertifikat ersetzen sie.
GoBD-Software für Werkstätten, Handwerk und bargeldintensive Betriebe
Die GoBD gelten für Werkstätten und Handwerksbetriebe genauso wie für jedes andere buchführungspflichtige Unternehmen – es gibt keine separate „Werkstatt-Variante“ der GoBD. Relevant wird es zusätzlich, sobald eine elektronische Registrierkasse im Einsatz ist: Seit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Registrierkassen verpflichtend – die Übergangsfristen sind ausgelaufen, spätestens seit dem 1. Januar 2023 gilt die TSE-Pflicht durchgängig. Das betrifft das Kassensystem an der Werkstatt-Theke, nicht die Buchhaltungssoftware im Hintergrund – beide Themen werden in der Praxis oft verwechselt, sind aber rechtlich getrennt zu behandeln.
Für die klassische Finanzbuchhaltung eines Handwerksbetriebs (Rechnungen, Belege, USt-Voranmeldung, DATEV-Übergabe an den Steuerberater) gelten dieselben Kriterien wie für jedes andere Unternehmen: unveränderbare Archivierung, lückenlose Nachvollziehbarkeit, Export-Fähigkeit. Ein separates Kassensystem mit TSE ersetzt die Buchhaltungssoftware nicht und umgekehrt.
Häufig gestellte Fragen
Ist GoBD ein amtliches Zertifikat für Buchhaltungssoftware?
Nein. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF-Schreiben vom 14.11.2014, gültig seit 01.01.2015) und keine staatliche Software-Zertifizierung. Es gibt kein amtliches GoBD-Siegel, das eine Behörde vergibt. Was Anbieter stattdessen einholen können, ist ein privates Prüfer-Testat nach IDW PS 880 (Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer, verabschiedet 2010) – eine von der Software-Firma beauftragte und bezahlte Prüfung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.
Welche Buchhaltungssoftware hat ein GoBD-Testat oder eine GoBD-Zertifizierung mit benanntem Prüfer?
Bei zwei Tools wird die Prüfgesellschaft öffentlich mit Namen genannt. Papierkram wurde vom Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsnetzwerk PKF „uneingeschränkt zertifiziert“. Lexware Office nennt auf office.lexware.de/steuerberater/vorteile/gobd-konform/ die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young GmbH, die die Software „bereits 2016“ testiert habe; seither gebe es „regelmäßige Reaudits“, ohne Datum. Den Prüfungsstandard nennt Lexware im Hilfe-Center (Artikel „GoBD - was ist das?“, aktualisiert am 25.08.2026): IDW PS 880. Sevdesk und Buchhaltungsbutler bewerben GoBD-Konformität ihrer Software-Architektur, nennen auf ihren aktuellen offiziellen Seiten aber keinen externen Prüfer. FastBill hat nach eigener Aussage aktuell kein Testat vorliegen.
Welche Buchhaltungssoftware erfüllt alle GoBD-Anforderungen?
Alle fünf hier verglichenen Tools (Sevdesk, Lexware Office, Buchhaltungsbutler, Papierkram, FastBill) bewerben ihre Software als GoBD-konform gestaltet – unveränderbare Belegspeicherung, Aufbewahrungsfristen, Exportfunktion für die Betriebsprüfung. Der Unterschied liegt nicht in der behaupteten Konformität, sondern im Nachweis: Nur Lexware Office (Testat durch Ernst & Young, Erst-Audit 2016) und Papierkram (Zertifizierung durch PKF) legen eine konkrete externe Prüfung mit benanntem Prüfer offen. Ein Testat oder Zertifikat ist kein Freifahrtschein – die korrekte Nutzung und eine eigene Verfahrensdokumentation bleiben in jedem Fall deine Verantwortung als Unternehmer:in.
Gibt es GoBD-konforme Buchhaltungssoftware auch kostenlos?
Kostenlos buchhalten ja, kostenlos zertifiziert nein. Papierkram hat einen dauerhaft kostenlosen Free-Plan ohne Beleg-Limit. Die GoBD-Zertifizierung bezieht der Anbieter aber ausdrücklich auf die Bezahltarife: Die eigene GoBD-Seite schreibt wörtlich, PKF habe „uneingeschränkt zertifiziert“, und setzt fort „Das bedeutet, dass unsere Aboversionen alle Vorgaben der GoBD in allen relevanten Bereichen voll erfüllen“ (geprüft 26.09.2026); in der Tarif-Matrix auf papierkram.de/preise ist „GoBD-zertifizierte Buchhaltung“ für Free als nicht enthalten markiert (geprüft 25.09.2026). Wer Zertifizierung will, braucht mindestens Paket S (15,90 EUR/Monat, jährlich 12,90 EUR). Sevdesk hat ebenfalls einen dauerhaft kostenlosen Tarif – gedeckelt auf 3 Rechnungen pro Monat, daneben eine 14-Tage-Vollversion (geprüft 22.09.2026). Lexware Office bietet nur eine 30-Tage-Testphase.
Was hat GoBD mit GDPdU zu tun?
GDPdU stand für „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ und regelte bis 2014 den Datenzugriff der Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen. Mit dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 wurden GDPdU und die älteren GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) zum 01.01.2015 durch die GoBD abgelöst und in einem einzigen, aktualisierten Regelwerk zusammengeführt. Wer heute noch nach „GDPdU-konformer Software“ sucht, meint in der Praxis die GoBD.
Brauchen Werkstätten und Handwerksbetriebe eine spezielle GoBD-Software?
Die GoBD gelten für Werkstätten und Handwerksbetriebe genauso wie für jedes andere buchführungspflichtige Unternehmen – es gibt keine eigene „Werkstatt-Version“ der GoBD. Wichtig ist eine zusätzliche Ebene: Wer eine elektronische Registrierkasse einsetzt (z. B. an der Kfz-Werkstatt-Theke oder im Handwerksbetrieb mit Barzahlungen), braucht seit der Kassensicherungsverordnung zusätzlich eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) – verpflichtend seit spätestens 1. Januar 2023. Das ist ein separates Thema von der Buchhaltungssoftware selbst und betrifft das Kassensystem, nicht das Buchhaltungstool.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung, wenn meine Software weder GoBD-Testat noch GoBD-Zertifizierung hat?
Eine fehlende externe Prüfung macht deine Buchführung nicht automatisch fehlerhaft – die GoBD-Konformität hängt am Ende von deiner tatsächlichen Nutzung ab, nicht nur von der Software. Aber: Ohne Testat oder Zertifizierung durch einen externen Prüfer musst du im Zweifel selbst nachweisen, dass die Software unveränderbar archiviert, Belege lückenlos dokumentiert und exportierbar macht. Ein Testat wie das von Lexware Office (Ernst & Young) oder eine Zertifizierung wie die von Papierkram (PKF) nimmt dir diesen Nachweis für die Software-Seite ab – die Verfahrensdokumentation für deinen eigenen Betrieb musst du trotzdem selbst führen.
Unsere Einordnung
Wenn dir eine nachprüfbare externe Prüfung wichtig ist, sind Papierkram (PKF, „uneingeschränkt zertifiziert“ – laut Anbieter allerdings für die Aboversionen, nicht für den Free-Plan) und Lexware Office (Testat durch Ernst & Young, Erst-Audit laut Anbieter 2016) die beiden Tools mit externem, namentlich offengelegtem Prüfer. Unterschied im Detail: Papierkram nennt Prüfer und Umfang seiner Zertifizierung direkt auf der Produktseite, Lexware nennt den Prüfer in einer FAQ-Antwort im Steuerberater-Bereich und legt das aktuelle Testat nur auf Anfrage über ein Berichtsportal vor.
Sevdesk und Buchhaltungsbutler sind deshalb nicht automatisch die schlechtere Wahl – beide sind etablierte, in DACH weit verbreitete Tools mit eigenen Stärken (Sevdesk beim Onboarding, Buchhaltungsbutler bei OCR und Bank-Anbindung). Aber wenn du explizit eine externe Prüfung mit benanntem Prüfer als Entscheidungskriterium brauchst, konnten wir das für diese beiden auf den aktuellen Anbieter-Seiten nicht bestätigen. Frag im Zweifel direkt beim Support nach dem aktuellen Testat- oder Zertifikats-Dokument, statt dich auf Marketing-Aussagen zu verlassen – das gilt für jedes Tool in diesem Vergleich, auch für unsere eigene Einschätzung hier.
Weiterführend
